La profesionalización de los RRHH impulsa mejores decisiones operativas y estratégicas
Triangle Solutions decidió dar un salto en la gestión de personas implantando una solución tecnológica que le permitiera optimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas, analíticas y de dirección. La empresa buscaba disponer de información completa y accesible sobre cada empleado –datos personales, formación, desempeño, retribución, entre otros– mejorar la comunicación interna tanto horizontal como vertical y fomentar dinámicas más participativas y colaborativas entre los distintos departamentos.
En la actualidad, Triangle Solutions atraviesa una fase de crecimiento acelerado. Con este ritmo de expansión, resultaba imprescindible acompañar el avance con una plataforma que garantizara una gestión estructurada, eficiente y segura del cambio organizativo.
Tras analizar distintas alternativas en el mercado, la directora de Recursos Humanos, Ana Holgado, optó por Wospee y el software Cezanne HR: una solución online capaz de cumplir todos los requisitos funcionales, rápida de implantar, sencilla de manejar y con la flexibilidad suficiente para adaptarse al día a día de la empresa. Además, el modelo de pago por uso permitía acceder a una tecnología de primer nivel con un coste competitivo.
Con esta decisión, el área de RRHH se dotaba de un sistema que automatizaba tareas de administración, gestión y dirección, concentrando toda la información de la plantilla en una sola plataforma. A la vez, el departamento se situaba al mismo nivel de digitalización que otras áreas de la compañía que ya habían transformado sus procesos mediante herramientas tecnológicas.
Logrado el primer objetivo –profesionalizar la gestión de personas– y obtenidos beneficios colaterales como una mayor integración del área de RRHH dentro del ecosistema tecnológico de la empresa, solo quedaba desplegar el sistema, formar a los usuarios y ponerlo en producción. Todo el proceso se completó en apenas 30 días.
Personas, Formación y Desempeño: el triángulo del éxito
Desde el primer momento, Ana Holgado tuvo claro que el apoyo de un software especializado le permitiría liberar una parte importante del tiempo que antes dedicaba a tareas administrativas. Poder consultar cualquier información –datos de contacto, antigüedad, vacaciones disfrutadas o pendientes, entre otras– con un solo clic significaba disponer de más tiempo para diseñar políticas de RRHH mejor orientadas y basadas en un conocimiento más profundo del equipo.
Pero la apuesta iba más allá. Al involucrar directamente a los empleados mediante un Portal del Empleado que ofrecía acceso a información corporativa, como el Plan de Desarrollo Personal o las políticas de gestión de personas, la participación y el compromiso aumentaban. Según explica Holgado, “con el software HR hemos conseguido conocer mejor a nuestros compañeros y hacerles partícipes de un proyecto que les sitúa en el centro. Ahora pueden actualizar información, solicitar procesos a sus responsables de forma estructurada e intercambiar impresiones sobre iniciativas que podrían replicarse en otras áreas.”
En el ámbito de Formación, la directora destaca la ventaja de contar con datos consolidados y actualizados: historial formativo, nivel de capacitación, solicitudes cursadas, formación pendiente o rechazada, etc. Esta visión global permite evaluar de manera más precisa la trayectoria y posibilidades de cada empleado, valorar si ocupa el puesto adecuado o si su desarrollo se encuentra estancado.
Además, relacionar la formación con el Plan de Desarrollo Personal permite detectar áreas de mejora comunes dentro de un mismo departamento y proponer acciones grupales, o bien diseñar intervenciones formativas individuales cuando se trate de necesidades específicas. Esta capacidad analítica, facilitada por el software, contribuye a redefinir políticas y prioridades de manera más objetiva.
En cuanto al módulo de Desempeño, cuya implantación se encuentra en curso con la descripción de puestos y el establecimiento de competencias, Holgado prevé beneficios similares a los ya obtenidos en las áreas anteriores.
Impacto interno
Tras la implantación, cuando RRHH invitó a managers y empleados a participar en los nuevos flujos de trabajo, la percepción general fue positiva. Ambos colectivos vieron la plataforma como una herramienta que les otorgaba más autonomía: a los responsables de equipo, para gestionar con mayor criterio y eficiencia; y a los empleados, para comunicarse mejor con sus superiores mediante procesos más claros, rápidos y transparentes.
“Todos coinciden en que el sistema tiene un enorme potencial y están muy motivados para sacarle el máximo partido. Han empezado a descubrir funcionalidades que antes ni imaginaban, y que pueden mejorar tanto su trabajo diario como la colaboración interna.” Un ejemplo destacado es el workspace, que se está convirtiendo en un punto de encuentro para compartir ideas, abrir debates y reflexionar sobre iniciativas de mejora o nuevos proyectos. El hecho de que la mayoría de la plantilla tenga una fuerte vinculación con el área de RRHH también ha impulsado la adopción del cambio.
Seguridad: una condición imprescindible
Para Ana Holgado, la solución tecnológica debía cumplir con dos requisitos esenciales. El primero, garantizar la seguridad total en el tratamiento de datos. Solo a partir de esa premisa se podía comenzar a construir el resto del sistema.
En este sentido, Wospee ofrece a Triangle Solutions –especializada en selección nacional e internacional de directivos y mandos intermedios, Trabajo Temporal y Outsourcing– máximas garantías, entre las que destacan:
- Cumplimiento estricto de la LOPD, con contratos revisados por el departamento legal de Triangle Solutions y acuerdos adicionales para blindar cualquier posible brecha de seguridad.
- Hospedaje en Amazon Web Services (AWS), uno de los proveedores de infraestructura en la nube más seguros del mundo, con certificaciones como ISO 27001, SOC 1/SSAE 16 y SOC 2, y una capacidad de servicio muy superior a la de otros competidores.
- Desarrollo del sistema bajo criterios de seguridad por diseño, con protocolos criptográficos, control de credenciales y verificación de usuario.
“Era esencial proteger la información en todos los niveles. Por eso también establecimos políticas de permisos que determinan quién puede acceder a cada dato, garantizando un control total sobre todas las consultas”, explica Holgado.
Formación y acompañamiento para aprender a “volar solos”
En el momento de digitalizar la gestión de RRHH, Triangle Solutions entendió que no solo estaba implantando una herramienta, sino abordando una reingeniería de procesos que debía alinearse con su estructura matricial –con responsables funcionales y jerárquicos– y con una nueva forma de trabajar, más transparente y ágil.
La implantación fue breve y, paralelamente, se llevó a cabo la formación necesaria para asegurar un uso correcto del sistema. Aun así, Holgado tenía la inquietud de qué ocurriría después, cuando el equipo tuviera que operar en el nuevo entorno sin apoyo presencial. Las dudas se disiparon pronto gracias al servicio de acompañamiento ofrecido por el proveedor, que facilitó el aprendizaje y permitió profundizar en nuevas funcionalidades.
“Tanto por email como por teléfono, y con la ayuda del manual integrado, todas mis dudas se resolvieron rápidamente. El soporte de Wospee siempre ha sido eficaz, directo y resolutivo”, asegura.
Beneficios obtenidos
Entre los principales beneficios, la directora de RRHH destaca:
- Automatización de procesos, liberando recursos para tareas de mayor impacto y repercusión en resultados.
- Capacidad de análisis, ya que RRHH y los managers pueden consultar datos actualizados sobre ausencias, formación, desempeño o competencias, facilitando decisiones más inteligentes tanto a nivel operativo como estratégico.
- Mejor conexión entre departamentos y personas, ofreciendo una visión más completa y compartida de la organización.
- Profesionalización de la gestión, con mayor eficiencia, rigor y seguridad, además de reducción de costes y tiempos.
- Las personas en el centro, gracias al Portal del Empleado que facilita la autogestión de procesos como evaluaciones, encuestas, planes de desarrollo y formación.
- Impulso del clima laboral, gracias a espacios de intercambio que refuerzan la motivación, el compromiso y el sentimiento de pertenencia.
En resumen, Ana Holgado se muestra muy satisfecha tanto con la decisión como con la acogida interna del proyecto. De cara al futuro, la compañía ya planea incorporar el módulo de Selección para centralizar y agilizar la gestión de candidatos en una única base de datos.