La Fondazione Penta è l’organismo di coordinamento di una rete internazionale di ricerca e formazione dedicata alla salute dei bambini. Nata nel 1991 con l’obiettivo di condurre studi clinici sulle terapie antiretrovirali per il trattamento dell’HIV in età pediatrica, negli anni Penta ha esteso il proprio campo di studi ad altre malattie infettive pediatriche.
Ad oggi può contare su ricercatori, medici ed operatori socio-sanitari in 110 centri in 31 paesi, tutti uniti dallo stesso obiettivo: offrire una migliore qualità di vita a madri e bambini, attraverso la ricerca di cure e la prevenzione per le malattie infettive infantili.
Le persone al centro
Penta fonda la propria attività sulla centralità delle persone e del loro benessere; lo stesso approccio che ha dimostrato nei confronti dei propri collaboratori.
Giuseppe Bonura, Chief People, Communications & Culture Officer, entra in Penta nel 2020 in un periodo di forte espansione che vede un aumento significativo dei progetti gestiti. Si rende conto ben presto che la gestione in essere, basata esclusivamente sull’utilizzo di fogli excel, non poteva sostenere la crescita, emerge la necessità di strutturare un dipartimento HR e dotarlo di un sistema per rendere più efficiente la gestione di presenze ed assenze dei dipendenti.
Ottimizzare la gestione assenze
In Penta la gestione delle assenze dei collaboratori è un tema complesso, che prevede numerose tipologie di causali di assenza e la gestione manuale portava con sé moltissimi errori. Gli stessi errori utilizzando un software di gestione assenze sono significativamente diminuiti e risultano comunque più facili da individuare e risolvere.
“Abbiamo riscontrato un risparmio di tempo davvero significativo: se prima ogni mese impiegavamo qualche ora di lavoro per gestire manualmente le ore di presenza da inviare al consulente per l’elaborazione dei cedolini, automatizzando il processo con Wospee, ora il tutto richiede al più una sessantina di secondi.”
Il risparmio di tempo per il dipartimento HR è possibile anche grazie all’opportunità di delegare ai line manager la gestione ferie dei collaboratori, poiché sono loro che hanno maggiore visibilità sul team e conoscono i carichi di lavoro di ciascun periodo.
L’HR aziendale deve solo supervisionare il processo. Anche per i dipendenti si ha un vantaggio significativo, grazie alla visibilità che ciascuno ha sulle informazioni che lo riguardano, come per esempio i propri residui ferie.
Lo sguardo al futuro
“Ad oggi insieme al supporto di Wospee stiamo importando tutti i dati storici relativi a RAL e livelli dei dipendenti in modo da avere a sistema tutte le informazioni che servono per valutare la crescita ed il percorso di carriera di ogni collaboratore.”
Penta Foundation lavora su svariati progetti finanziati dalla Commissione Europea per questo è fondamentale la rendicontazione delle ore lavorate da ciascun collaboratore sui diversi progetti.
“In collaborazione con Wospee abbiamo a piano per il 2022 l’integrazione tra Cezanne ed il sistema di contabilità attualmente in uso così da avere una visione a 360° ed una gestione completa di tutte le informazioni relative alle risorse umane.”
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