Articolo pubblicato il 28 - 09 - 2022

Come professionista delle risorse umane, probabilmente saprai già che un sofisticato software per le risorse umane può aiutare le organizzazioni a funzionare in modo più efficiente, garantire la conformità alle normative e aiutare i dipendenti a lavorare insieme in modo più intelligente.
Ma, mentre quelli all’interno dei circoli delle risorse umane “capiranno” perché hai bisogno di un moderno sistema delle risorse umane, quelli al di fuori spesso considerano la tecnologia HR come un inutile costo.

Ad esempio, un sondaggio condotto dai consulenti assicurativi Gallacher ha rilevato che il 38% dei professionisti delle risorse umane ha difficoltà a ottenere il consenso per nuove iniziative, con “la leadership non comprende il valore dell’investimento” come motivo principale.

Non è solo l’esborso monetario che può scoraggiare le parti interessate al di fuori delle risorse umane. Spesso può esserci un atteggiamento di “paura del nuovo” o “se non è rotto, non aggiustarlo”. Ciò è particolarmente vero per le aziende che si sono espanse oltre le proprie radici di PMI, ma si affidano ancora a processi HR manuali.

Quindi, di fronte alla riluttanza dei senior manager o alla paura di adattarsi a qualcosa di nuovo e sconosciuto, come si fa a ottenere l’approvazione per l’investimento in una nuova soluzione software per le risorse umane?

Costruisci il tuo business case per il software HR

Il primo passo è costruire un business case credibile e convincente: uno che evidenzi i vantaggi che un sistema HR porterà ai profitti. Ciò significa quasi invariabilmente che dovrai argomentare sulla base del risparmio finanziario o dell’importantissimo ritorno sull’investimento (ROI).

Il ROI misura il guadagno o la perdita finanziaria generati su un investimento rispetto all’importo investito. Il ROI è solitamente espresso in percentuale. Un risultato inferiore al 100% significa che l’investimento ha un costo netto, qualcosa che idealmente vorrai evitare.

Il costo del tuo investimento deve includere tutti i costi per il progetto, il che in genere significa tenere conto non solo del costo del software, dell’implementazione e della manutenzione, ma anche del tuo tempo.

Esiste un modo semplice per calcolare il ROI per un sistema HR?

Sebbene i semplici calcolatori del ROI del software HR online possano essere un utile punto di riferimento, raramente resistono al controllo di dirigenti senior finanziariamente esperti. Potresti ottenere una cifra allettante che suona plausibile, ma è improbabile che sia accurata per la tua attività. Questo perché non ci sono due aziende che gestiscono i propri dati HR allo stesso modo o seguono gli stessi processi HR.

Ad esempio, un’azienda può ottenere notevoli risparmi sui costi automatizzando un complesso processo di calcolo e approvazione delle assenze; un’altra con un approccio molto più diretto potrebbe vedere un miglioramento minimo. Un’organizzazione che passa per la prima volta dai fogli di calcolo Excel al software HR otterrà una serie diversa di vantaggi rispetto a chi passi da un vecchio sistema HR ad un’opzione Cloud-first più conveniente e più facile da configurare.

Affinché la tua giustificazione dei costi sia credibile, dovrai creare un caso aziendale che puoi difendere, non uno basato su cifre o scenari generici.

Da dove dovrei iniziare?

Può sembrare scoraggiante, ma qualcuno, da qualche parte nella tua organizzazione, avrà dovuto chiedere l’approvazione per un progetto IT in passato. Il primo passo è parlare con la finanza o l’IT e vedere come si sono avvicinati. Un documento esistente può fornire una struttura per iniziare.

La prossima domanda è decidere cosa includere. Non è necessario definire ogni processo delle risorse umane e i relativi risparmi sui costi; non è un’opzione realistica e raramente richiesta. Invece, concentrati su quelle aree in cui sai che un nuovo sistema delle risorse umane avrà il maggiore impatto e dove puoi dimostrare un chiaro legame con i risparmi finanziari. Ad esempio, questi potrebbero essere correlati a:

Risparmio di tempo
Il tempo costa denaro, quindi guardare dove un sistema HR ridurrà significativamente le spese generali di amministrazione in tutta l’azienda ti darà chiari vantaggi finanziari.

Processi inefficaci
Schede presenze in ritardo o incomplete potrebbero significare che i clienti non vengono fatturati correttamente. Oppure c’è il rischio di non rispettare le scadenze chiave relative alle buste paga o di non rispettare il GDPR o la legislazione sul lavoro? Se i processi scadenti costano denaro o mettono a rischio l’azienda, considerali nel tuo caso aziendale.

Rapporti o previsioni imprecisi

Le tue metriche chiave sono difficili da riportare a causa di dati disgiunti o disconnessi? Le tue cifre di previsione sono più una stima, piuttosto che una previsione accurata e basata sui dati? Se i tuoi attuali metodi portano a risultati imprecisi, assicurati di includere questa difficoltà come fattore chiave per l’adozione di un nuovo sistema!

Occasioni perse

Un sistema HR accelererebbe il tempo necessario per assumere nuovo personale, in modo da poterlo inserire e rendere produttivo più velocemente? Oppure, potrebbe liberare il personale IT interno dal doversi occupare di un sistema legacy obsoleto, consentendogli di dedicare il proprio tempo a lavori più produttivi? Se puoi associare un valore finanziario a questi vantaggi, includi anche loro.

Metti insieme il tuo ROI

Una volta identificati i principali vantaggi finanziari del tuo progetto, il passaggio successivo consiste nel raccogliere i dati di cui hai bisogno. Ad esempio, per stimare un ROI in base al risparmio di tempo, è probabile che gli elementi chiave siano:

Risparmio potenziale (utile netto)

  • Costo medio annuo del dipendente: suddiviso per gruppi chiave di dipendenti, come risorse umane, manager di linea e dipendenti. Questo dovrebbe includere tutti i costi, non solo lo stipendio annuale. Se non hai queste cifre a portata di mano, un moltiplicatore comunemente usato è 1,5 x stipendio.
  • Numero di dipendenti in ogni gruppo: così puoi calcolare i risparmi complessivi sui costi.
  • Aumento di produttività annuale per gruppo: il tempo stimato risparmiato nei processi chiave delle risorse umane in percentuale. Ciò dipenderà dalle tue circostanze, tuttavia, a titolo indicativo, potresti guardare i seguenti intervalli:
    • Team delle risorse umane: i professionisti delle risorse umane generalmente beneficiano di una riduzione delle spese generali di amministrazione compresa tra il 30% e il 60% o forse anche di più.
    • Responsabili di linea: notifiche proattive, processi di approvazione intelligenti e accesso istantaneo a report accurati possono facilmente far risparmiare ai manager una media di un’ora al giorno, ovvero circa il 13% del loro tempo. A seconda dei processi che stai cercando di automatizzare con il tuo software HR, potresti essere in grado di calcolare un risparmio compreso tra il 10 e il 15%.
    • Dipendenti: mentre i singoli dipendenti potrebbero non risparmiare molto tempo, forse solo l’1 o il 2%, l’impatto cumulativo può essere significativo. Probabilmente dovrai interrogare i dipendenti per capire cosa sta costando loro tempo, ma potresti concedere una media di circa cinque-dieci minuti ogni settimana per le procedure generali delle risorse umane come il controllo dei diritti alle ferie, la registrazione di congedi per malattia o l’accesso alle buste paga .

Costo dell’investimento

  • Costo annuale del software HR: inclusi canoni di abbonamento, archiviazione dati o supporto.
  • Costi di configurazione del primo anno: come importazione dati, servizi di personalizzazione o configurazione, gestione del progetto o costi di formazione. Dovrai anche considerare il costo del tuo tempo.
  • Costi correnti: per coprire eventuali spese aggiuntive che potresti dover pagare, come configurazione aggiuntiva o personalizzazione da parte del fornitore, più il tempo necessario al tuo team per la manutenzione continua.
  • Periodo di ammortamento: il numero di anni per i quali prevedi di utilizzare la soluzione. Di solito si consiglia di utilizzare un periodo di ammortamento di tre anni per calcolare il ritorno sull’investimento, sebbene per il software HR sia più comune un periodo di cinque anni.

Se l’implementazione di un nuovo sistema delle risorse umane consente di ottenere risparmi diretti o indiretti, ad esempio grazie a costi di abbonamento o manutenzione più convenienti, o riducendo i costi generali dell’IT, anche questi dovrebbero essere presi in considerazione nei calcoli.

Una volta che hai queste cifre, sarai in un’ottima posizione per inserirle nel tuo calcolatore del ROI, che ti offrirà così un risultato molto più accurato e dimostrabile rispetto a un’alternativa online generica.

Oltre i costi

Anche se il denaro conta di più quando si costruisce il proprio business case, è comunque importante presentare i vantaggi di un nuovo sistema delle risorse umane nel contesto degli obiettivi generali dell’organizzazione.

I manager aziendali esperti terranno d’occhio la produttività e le prestazioni e riconosceranno l‘importanza di gestire le persone in modo efficace. Saranno consapevoli dei potenziali costi del mancato rispetto della legislazione, come il GDPR, e dovrebbero riconoscere che una tecnologia efficace e conveniente è al centro di un’attività agile ed efficace.

I migliori consigli per garantire la credibilità del ROI

  • Lavora con dati reali: ove possibile, utilizza informazioni di prima mano e scenari riconoscibili per mantenere le parti interessate dalla tua parte. Se utilizzi fonti di terze parti, assicurati che siano credibili e imparziali.
  • Mantienilo pratico: concentrati su attività facilmente misurabili, come il tempo necessario per convalidare e approvare una richiesta di ferie, elaborare le buste paga, firmare fogli presenze o consolidare i dati per il reporting gestionale; o sui risparmi finanziari, ad esempio minori costi di manutenzione o aggiornamento, minori spese generali IT interne, ecc.
  • Sii reale: evita l’uso di scenari estremi o affermazioni non supportate.
  • Ignora i vantaggi soft: elenca i vantaggi soft separatamente.
  • Scomponi i numeri: mostrare i dettagli dei tuoi calcoli consente una discussione più informata sui pro e contro dei diversi approcci.
  • Incorpora variabili: e includi uno scenario peggiore e migliore, ove appropriato. È importante dimostrare di riconoscere che il ROI è un esercizio di modellazione.
  • Evita calcoli del ROI troppo semplicistici: i semplici calcolatori catch-all non resisteranno al controllo finanziario.
  • Includi tutti i costi rilevanti: ricorda di tenere conto dei “costi nascosti”, come il tempo che dovrai dedicare alla gestione del progetto o alla pulizia dei dati.
  • Specifica il tuo periodo di ammortamento: ricordati di dire se stai utilizzando tre o cinque anni e qual è la tua motivazione.
  • Parla di rischio: i possessori di budget cercheranno rassicurazioni sul fatto che l’investimento sarà sicuro. Ciò è particolarmente importante se fai affidamento sul fornitore per personalizzare o configurare il suo prodotto per te. Vale la pena mappare cosa potrebbe andare storto e quale, se presente, rischio finanziario è associato a fallimento o ritardo.

Sei pronto a conoscere tutti i vantaggi di un software HR?